Kung gaano ang Long Employers Kailangan na Panatilihin ang Mga Talaan ng Payroll?

Sa ilalim ng U. S. pederal na batas, ang mga employer ay dapat na panatilihin ang mga talaan ng payroll ng kanilang mga empleyado o mga dating empleyado para sa isang tiyak na tagal ng panahon. Gayunpaman, ang dami ng oras ay nag-iiba depende sa kung anong batas ang iyong tinutukoy, na maaaring makapag-alam kung gaano katagal na nakalilito ang mga tala ng empleyado. Sa pamamagitan ng pag-iingat sa mga kinakailangang limitasyon sa oras sa ilalim ng bawat batas pati na rin kung ano ang mga rekord na may kaugnayan sa payroll ang nais ng batas na panatilihin mo at kung bakit, maaari mong mas madaling bumuo ng isang sistema na nagpapanatili ng mga talaan ng payroll hangga't nangangailangan ang batas.

Video ng Araw

Pagkakakilanlan

Mga tala ng payroll ay, sa pangkalahatan, ang anumang mga tala na may kaugnayan sa mga oras ng trabaho ng empleyado at ang sahod na ibinayad sa kanya, ayon sa Kagawaran ng US ng Paggawa. Sa ilalim ng Fair Labor Standards Act, ang mga talaan ng payroll ay kinabibilangan ng impormasyon sa oras at araw bawat linggo ng trabaho ay nagsisimula; ang bilang ng mga oras na nagtrabaho sa bawat araw ng trabaho at bawat linggo ng trabaho; ang kabuuang halaga na kinita ng empleyado ng mga oras na hindi nakabukod sa oras; ang regular na oras-oras na pagbabayad para sa anumang linggo kung saan nagtrabaho ang empleyado ng overtime; kabuuang overtime pay para sa bawat linggo ng trabaho; ang halaga ng anumang mga pagdaragdag o pagbabawas sa suweldo ng empleyado bawat linggo; ang kabuuang halaga na binabayaran para sa bawat panahon ng pay; at ang mga petsa na sakop ng bawat panahon ng suweldo, ayon sa U. S. Kagawaran ng Paggawa. Ang impormasyong ito ay dapat markahan ng personal na impormasyon ng empleyado, kabilang ang pangalan, tirahan, trabaho at kasarian. Kung ang empleyado ay mas bata sa 19 taong gulang, kasama rin ang kanyang petsa ng kapanganakan.

Naaangkop na Mga Batas

Bilang ng 2010, tanging dalawang pederal na batas ang nangangailangan ng mga employer na panatilihin ang mga rekord ng payroll sa anumang tagal ng panahon, ayon sa US Department of Labor at US Equal Employment Opportunity Commission, o EEOC. Ang dalawang batas ay ang Fair Labor Standards Act at Discrimination Age sa Employment Act. Para sa FLSA at ADEA, ang karamihan sa mga rekord ng payroll ay dapat itago sa loob ng tatlong taon, ayon sa U. S. Department of Labor at ang EEOC. Kahit na pinapayagan ng FLSA ang mga tagapag-empleyo na itapon ang ilang mga talaan ng mga karagdagang payroll, kabilang ang mga talahanayan ng pasahod, pagkatapos ng dalawang taon, hinihiling ng ADEA na itago ng mga tagapag-empleyo ang mga rekord na ito sa loob ng tatlong taon.

Format

Ang ADEA ay hindi nangangailangan ng mga tagapag-empleyo upang panatilihin ang mga tala ng payroll sa anumang partikular na format, hangga't magagamit ang mga rekord kapag hiniling ng EEOC sa kanila, ayon sa EEOC. Ang FLSA ay hindi nangangailangan ng mga orasan ng oras na magamit upang subaybayan ang mga oras ng empleyado, ayon sa U. S. Kagawaran ng Paggawa. Hindi rin hinihiling ng FLSA na itago ang mga rekord sa isang partikular na format. Gayunpaman, ayon sa U. S. Kagawaran ng Paggawa, ang microfilm o punched tape ay hindi dapat gamitin maliban kung ang employer ay mayroon ding kagamitan upang gawing madaling mababasa ang mga format na ito.

Function

Ang layunin ng pagpapanatili ng mga rekord sa payroll ng empleyado sa ilalim ng Fair Labor Standards Act ay upang maprotektahan ang mga karapatan ng empleyado sa patas na sahod, ayon sa Kagawaran ng Paggawa ng US, kabilang ang karapatan ng sakop, walang mga manggagawa sa minimum na sahod at sa overtime pay. Ang mga tala ay maaari ding gamitin upang matiyak na ang isang employer ay hindi gumagamit ng mga bata na masyadong bata upang gumana nang legal at hindi gumagamit ng mga bata na maaaring magtrabaho nang legal para sa isang iligal na bilang ng oras. Ang pagpapanatili ng mga tala sa ilalim ng Age Discrimination sa Batas sa Pagtatrabaho ay nilayon upang matiyak ang isang empleyado na natutuklasan na maaaring siya ay may diskriminasyon laban dahil sa kanyang edad ay makakahanap ng impormasyon na kinakailangan upang patunayan o pabulaanan ang kanyang paghahabol, ayon sa EEOC.

Mga Pagsasaalang-alang

Sa ilalim ng FLSA at ADEA, ang mga talaan ng payroll ay karaniwang itinatago sa loob ng tatlong taon kasunod ng petsa ng pagwawakas ng isang empleyado, ayon sa EEOC. Ang ADEA, FLSA, at iba pang mga batas ay maaaring mangailangan ng isang employer na panatilihin ang iba't ibang bahagi ng file ng empleyado para sa iba't ibang haba ng panahon. Halimbawa, samantalang hinihingi ng ADEA ang mga talaan ng payroll na itago para sa tatlong taon, nangangailangan ito ng pangunahing impormasyon tungkol sa empleyado na itago lamang ng isang taon, ayon sa EEOC. Upang matiyak na ang iyong negosyo ay nakakatugon sa lahat ng mga kinakailangan sa pagpapanatili ng pagtatala ng rekord, kumunsulta sa isang kuwalipikadong abugado sa batas sa trabaho.